Un premier inventaire analytique avait été réalisé au milieu du XVIIIe siècle par Rozet, féodiste de Toulouse . Celui-ci correspondait jadis aux cotes 109 H 1 à 109 H 14. Le féodiste a organisé les documents en partie selon leur nature, mais aussi selon la commune qu’ils concernaient.
En 1950, un deuxième inventaire analytique avait été réalisé par le révérend père Pailhès. La mise en boîte de 1998, puis la réorganisation du fonds en 2018, ont entrainé un ensemble de complication dont le lecteur doit avoir conscience avant de consulter le fonds.
Tout d’abord, une majorité des documents mentionnés par Rozet et Pailhès dans leurs inventaires respectifs semblent aujourd’hui manquants. Concernant celui du féodiste, un dépouillement réalisé le 22 novembre 1916 nous donne une meilleure connaissance de l’état du fond au début du XXe siècle. On trouve encore une trace de cette entreprise dans les marges du document 109 H 19, anciennement 109 H 22. En effet, l’auteur du dépouillement a indiqué les pièces manquantes d’un M, et celles existantes d’un E, tout en ajoutant un ensemble de précisions pour certaines d’entre elles. Attention toutefois, car ce dépouillement ne correspond pas à l’état du fond de nos jours. Si certains documents ont malheureusement bel et bien disparu, d’autres indiqués comme manquants sont en réalité existants, et inversement.
De même, Pailhès ayant réalisé son inventaire bien après Rozet, et ayant voulu organiser celui-ci, il est probable qu’il ait déplacé certains documents mentionnés par le féodiste afin de les classer selon son propre plan. Attention d’ailleurs, car la numérotation des liasses formées par Pailhès ne constitue pas une suite logique, car il manque les lettres H et I. On trouve donc sept liasses nommées ainsi : A ; B ; C ; D ; E ; F ; J. Comme le lecteur est invité à le voir dans la table de concordance des cotes anciennes et nouvelles, présente en annexe de cet inventaire, la présence de certains documents a d’ors et déjà été identifiée dans les deux inventaires. Ce travail n’a toutefois pas pu être réalisé pour toutes les pièces du fond, et le lecteur doit donc être vigilant au fait qu’une même pièce a pu être inventoriée par les deux hommes.
Lors de la mise en boites de 1998, toutes les pièces ont été estampillées en fonction de leur cote, qui allait donc de 109 H 1 à 109 H 22. De plus, un numéro de pièce leur a été attribué par l’archiviste responsable du classement. Attention toutefois, car il ne faut pas confondre le numéro de pièce que donne Rozet, indiqué sous la forme « N°x » et allant de « N°1 » à « N°661 », et le numéro donné à la pièce pour l’identifier dans la boite. Rozet a d’ailleurs pu donner le même numéro à plusieurs pièces différentes, notamment dans le cas où il s’agit de copies. Pour les différencier, il faut savoir que le numéro donné par l’archiviste est indiqué au crayon à papier, contrairement au numéro de Rozet qui a été inscrit à la plume. De même, les numéros donnés aux pièces ont été faits selon leur place dans les boites de l’ancien classement. Celles-ci ayant été réorganisées, il ne faut donc pas s’étonner de tomber sur plusieurs pièces portant le même numéro archiviste dans les nouvelles cotes. Ces numéros de pièce sont soit indiqués selon un chiffre simple, sous la forme « P.x », ou bien sous la forme « Pièce x ». Toutes les indications de cote et les numéros de pièce ne correspondent plus à l’organisation actuelle du fonds
